Zukunftsvision für smartvillage 

Im letzten Blogartikel haben wir gezeigt, wie gegenwärtig einige unserer Bewohner*innen diese Situation meistern und neue Ideen in ihre Geschäftsmodelle integrieren. Aus der Gegenwart schauen wir jetzt auf die Erwartungen an die Zukunft des smartvillage . Besser gesagt Lukas, einer der beiden Gründer und Geschäftsführer. Los geht’s!

„Zuerst möchte ich den Rahmen meiner Ausführung abstecken und damit klar machen, wie meine Ideen und Überlegungen zu verstehen sind. Bevor man etwas schreibt, überlegt man natürlich, ob es relevant ist. Mir geht es dabei nicht um Recht oder Unrecht. Vielmehr können meine Gedanken im besten Fall eine angeregte Diskussion lostreten, ob und inwiefern sich derzeit globale Linien und Muster verschieben und sich letztlich auf unsere Branche und das smartvillage auswirken. 

Meine Mitarbeiter*innen und Partner des smartvillage, aber auch meine Freunde und Familie fragen mich natürlich derzeit oft, wie es mit meiner Firma, dem smartvillage, weitergehen kann. Als Workshop- und Innovationscenter sind wir voll von der Krise betroffen und haben seit Mitte März auf unbestimmte Zeit geschlossen. Bei einem Umsatzausfall von 100% habe ich keine bessere Antwort als:  „Ich hoffe, es geht wieder bergauf, sobald wir wieder geöffnet haben!” Ich denke positiv. Trotzdem, was genau passiert, weiß niemand. Ein Gedankenspiel, wie sich die Lage in Zukunft auf unsere Branche  potenziell auswirken könnte, möchte ich dennoch mit Euch teilen: 

 
Das Konzept „Arbeitsplatz im Büro“ hat ausgedient  

Mein Gedankenspiel in die Zukunft wird von zwei Aspekten getrieben. Dazu zählt einerseits der plötzlich notwendig gewordene Umstieg auf das  Home-Office  (wie  übrigens  nur  Deutsche sagen)  oder auf “Remote Work” (wie es international heißt) in flächendeckender und nie dagewesener Größenordnung, und andererseits die zunehmend steigenden Wertschätzung für persönliche Treffen.  Die meisten Firmen gestehen sich nach einigen Wochen im unfreiwilligen Realitätstest ein: „Das mit dem  Home-Office  funktioniert wohl besser als gedacht! “ Doch funktioniert es  vielleicht sogar  zeitweise  besser, als  tagtäglich  im  Büro  zu sein?  In unglaublicher Geschwindigkeit wird die  Digitalisierung  urplötzlich vorangetrieben. All die Argumente, wieso das alles zuvor schier unmöglich war, scheinen wohl vorrangig Ausreden und Schutzmechanismen gewesen zu sein. Den Mitarbeiter*innen wurde nicht ausreichend Eigenverantwortung und Disziplin zugetraut. It’s as easy as that. 

Aber wie wirken sich die genannten Aspekte in Zukunft auf ein Geschäftsmodell wie das smartvillage aus? Einem Ort, der nun mal davon lebt, dass Menschen zusammenkommen?  

 
Redundanzen abbauen und auf Effizienz setzen  

Weltweit ist seit Jahren ein Trend in eine flexiblere, teils remote Arbeitsweise  zu  erkennen. Diese wird nach der  Krise  nur einfach massentauglicher sein. Wieso sollte ein Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern noch 1000  feste Arbeitsplätze plus 400 Plätze in  Meeting-Räumen  und  zusätzliche Home-Office Möglichkeiten vorhalten?  Nach der Corona-Ausnahmesituation wird uns klar werden: In den meisten Firmen scheint eine große Anzahl an Mitarbeitern erprobterweise aus dem Home-Office arbeiten zu können. Wieso also die Flächen-Ressourcen  doppelt  und dreifach  vorhalten? Heißt das, dass niemand mehr ein Büro und einen Arbeitsplatz hat? Nein, daran glaube auch ich nicht.  Mein Gedankenspiel setzt auf logische Effizienz und darauf, Redundanzen abzubauen. 
 

Ich kenne drei konkrete Beispiele von  großen  Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten. Diese  halten für jeden ihrer Mitarbeiter*innen einen Arbeitsplatz vor. Dazu kommen Kapazitäten für Meeting-Räume für 80-90 Prozent der Leute. Täglich sind aber nur ca. 50-60 Prozent der Mitarbeiter am Standort. Der Rest befindet sich auf Kundenterminen, Messen und Fortbildungen, ist krank, im Urlaub, im Home-Office oder eben bei uns, im  smartvillage.  Im Umkehrschluss bedeutet das, dass sich jeder Mitarbeiter vor Ort also gleichzeitig an zwei Arbeitsplätze setzen und zusätzlich dazu zu viert einen Meetingraum für 8 Personen nutzen könnte. In meinen Augen ist das unfassbar ineffizient und die leerstehenden Flächen bringen keinerlei Mehrwert. Kurz: Eine Ressourcenverschwendung von Geld und Platz!  

Weniger Ressourcen verschwenden   

Sollen Redundanzen stark reduziert werden, kann die Lösung nur ein ausbalancierter und täglich rotierender Mix sein, bei dem diese drei Bereiche bei der Arbeitsplatzkonzeption berücksichtigt werden.  Die relevante Kennzahl ist dabei die  Sharing-Ratio. Dieses Verhältnis sagt aus, wie viele Mitarbeiter*innen auf einen Arbeitsplatz gerechnet werden. Eine  Sharing–Ratio von 1:1,25 sagt aus, dass  für  zehn Mitarbeiter noch acht Arbeitsplätze bereitgehalten werden. Ich glaube fest daran, dass diese Zahl in vielen Firmen auf bis zu 1:1,75  (d.h. 100 Mitarbeiter*innen haben 25 feste Plätze im Büro) gesteigert werden kann.  Mein Vorschlag ist dabei, die Mitarbeiter an der Ersparnis durch weniger Mietfläche im Rahmen von Boni zu incentivieren. 

Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir ein Beispielunternehmen mit 1000 Mitarbeitern. Dieses zieht in ein neues Büro und plant dabei nur für 25% der Mitarbeiter feste Arbeitsplätze ein.  Die  wechselnden  75% der Mitarbeiter, die nicht im Büro sein können, teilen sich  physisch  auf Kundentermine, Messen, und Fortbildungen, auf Workshopcenter wie das smartvillage und  auf das Home-Office  auf. Damit würden in diesem Beispiel (je nach Ort, Art,  Ausstattung, Miete  des Büros) ungefähr 350-600€ pro Mitarbeiter/Monat zu 75 Prozent wegfallen.  Dies entspricht folglich bei 750 eingesparten Arbeitsplätzen und einem Mittelwert von 500 Euro einer möglichen Ersparnis von ca. 375.000€  im Monat!  Ein Teil der Ersparnis sollte den Mitarbeitern als Gehaltszuschuss und als Home-Office “Kompensation” ausgezahlt werden.  Na und was passiert mit dem anderen Teil  der Ersparnis?  Genau dort  kommt das smartvillage ins Spiel!

Physische Zusammenkünfte werden noch wichtiger

Ich bin fest davon überzeugt, dass Menschen physisch miteinander arbeiten müssen, um sich zu identifizieren, langfristig Spaß an der Arbeit zu haben und letztlich gut zu performen. Nur müssen sie eben nicht  jeden Tag  physisch  zusammenarbeiten.  Also machen wir einen Budgettopf für diese physischen Teamzusammenkünfte auf, welcher eben für das kollaborative Arbeiten im smartvillage oder, sollte es uns in traurigen Ausnahmen einmal nicht in Deiner Stadt geben, für andere Workshop- und Kreativcenter eingesetzt wird.😊Das  Zusammenkommen als Team wird also zu einem  Ereignis. Und diese Teamtage im smartvillage können häufiger stattfinden als bisher, denn diese werden schließlich von eingespartem Budget  bezahlt! Womöglich könnte man jeden Montag das interne HR-Meeting  und jeden zweiten Freitag das gesamte Teammeeting auf genau diese Weise umsetzen? Die Tage dazwischen verbringen die Mitarbeiter in einem Mix aus Home-Office, Büro oder sie befinden sich irgendwo extern. Das spart  Fahrtzeit, Geld, Verkehr, CO2  und extrem viel Mietfläche! Letztendlich kann das vielleicht sogar eine effektivere Form des Zusammenarbeitens darstellen!  Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert.  Ganz im Gedanken eines Lean-Business-Modells werden damit die fixen  Assets reduziert, die  Handlungs– und Innovationsgeschwindigkeit  des  Unternehmens  erhöht,  die Kapitaleffizienz verbessert und letztlich eine  Arbeitsweise und Kultur etabliert, die zukunftsfähig ist.

Die notwendige Krise für die Branche?  

Das alles hätten Unternehmen doch bereits vor der Krise bedenken können? Haben sie auch, mit Sicherheit. Doch viele Blockaden lassen sich eben erst in Krisenzeiten überwinden – zwangsläufig. In meinem  Zukunftsszenario für das smartvillage zeichnet sich abschließend folgendes Bild ab: Jeder Businesspark und jedes größere Bürogebäude hat ein smartvillage in seiner Nähe. Allen Mietern dieser Gebäude kann bei ihrer Arbeitsplatzkonzeption dadurch ein flexibles Modell angeboten werden.

Ich bin fest davon überzeugt, dass diese Zeit, bei allem Leid und Negativem was damit einhergeht, die notwendige Krise war, um die bisherige Arbeitsplatzkultur in das 21. Jahrhundert zu bringen!

Ich kann Entscheidern in Unternehmen nur eines mitgeben – seid jetzt mutig! Nutzt die Chancen, die einem diese Krise bietet und rüstet eure Arbeitsplatzstrukturen für die Zukunft. Traut euren Mitarbeitern*innen zu, sich auch ohne dauerhafte physische Präsenz mit dem Unternehmen zu identifizieren und gute Arbeit zu leisten. Fehlende Identifikation und Leistungsfähigkeit liegen  selten an einer flexiblen Arbeitsweise per se, sondern vielmehr an einem fehlenden Leitbild und zukunftsfähigem Wertesystem. Abschließend bleibt folgendes festzuhalten: Das smartvillage ist da, um Firmen ab jetzt auf diesem Weg zu unterstützen!“